Definir el capital requerido para poner en marcha un proyecto se presenta como un factor clave ante la decisión de su realización: para cuantificar criterios ante su aceptación o rechazo. Sin embargo, en las fases de evaluación preliminar de un proyecto, no se dispone como referencia de bases de datos completas y actualizadas: los potenciales proveedores no están dispuestos a proporcionar sus costos, a menos que tengan alguna garantía de que finalmente serán seleccionados; el desarrollo del proceso puede no estar optimizado; los propios costos de llevar a cabo estimaciones precisas resultan elevados, porque entre otras circunstancias requieren un equipo de especialistas y un conocimiento acabado de procesos y equipos involucrados. Estas situaciones se agudizan en las pequeñas y medianas empresas, ya se apor falta de recursos o por su idiosincrasia.